Het vierde kwartaal ging alvast van start. Wat betekent dit voor uw loonadministratie? Wij zetten hieronder alvast de bijzonderheden op een rijtje.

Vakantiedagen en vakantiegeld

Werknemers zijn verplicht om hun wettelijke vakantiedagen op te nemen vóór het einde van het vakantiejaar. Vanaf 2024 kan verlof in uitzonderlijke gevallen naar het volgende jaar worden overgedragen, op voorwaarde dat het binnen 24 maanden wordt opgenomen. Dit is alleen toegestaan als de werknemer door bepaalde schorsingen van de arbeidsovereenkomst geen verlof kon nemen. Het betreft volgende schorsingen (limitatieve lijst):

– arbeidsongeval of beroepsziekte;

– niet-arbeidsgebonden ongeval of ziekte (privéleven);

– zwangerschapsrust;

– verlof als gevolg van de omzetting van moederschapsrust bij overlijden of ziekenhuisopname van de moeder;

– geboorteverlof;

– adoptieverlof;

– profylactisch verlof en profylactisch borstvoedingsverlof;

– pleegzorgverlof;

– pleegouderverlof.

Het recht op uitstel geldt bij elke werkgever waar de werknemer binnen die 24 maanden werkt, niet alleen bij de werkgever van het moment van schorsing. Het vakantieattest moet vermelden dat er nog recht is op niet-opgenomen wettelijke vakantiedagen. Het vakantiegeld voor overgedragen dagen moet uiterlijk op 31 december van het vakantiejaar worden betaald. Werkgevers moeten erop toezien dat vakantiedagen tijdig worden opgenomen. Wanneer u niet kan bewijzen dat u uw werknemers hiertoe aanmaande, zijn administratieve of strafrechtelijke sancties mogelijk.

De verrekening van vakantiegeld vanaf 2024: (beknopte) eindafrekening in december

Werknemers bouwen hun vakantiedagen op in het jaar voorafgaand aan het jaar waarin ze deze opgebouwde rechten kunnen genieten. Wanneer een bediende de organisatie verlaat, heeft hij vakantiedagen opgebouwd bij zijn vorige werkgever, die hij pas bij zijn nieuwe werkgever kan opnemen. De vorige werkgever betaalt daarom bij vertrek o.a. het loon voor de opgebouwde vakantiedagen uit, dat door de nieuwe werkgever verrekend mag worden met het loon voor de vakantiedagen die niet bij hem werden opgebouwd, maar dat hij wel verschuldigd is.

Tot en met 2023 werd de verrekening van zowel het enkel als het dubbel vakantiegeld in één keer uitgevoerd, meestal in de maand waarin het dubbel vakantiegeld werd uitbetaald. Dit kon leiden tot een aanzienlijk lager of zelfs geen loon voor bedienden in die maand. Om te voorkomen dat bedienden verrast worden door een onverwacht lage loonuitbetaling tijdens de verrekeningsmaand, zijn er vanaf 2024 wijzigingen in de verrekeningswijze doorgevoerd.

Vanaf 2024 wordt het enkel vakantiegeld in twee stappen verrekend. De nieuwe werkgever betaalt nog maar 10% van het brutodagloon voor de dagen waarop de werknemer een wettelijke vakantiedag (opgebouwd bij de vorige werkgever) opneemt. De definiteve verrekening volgt in december. Indien er tijdens het vakantiejaar te veel is ingehouden, en dus te weinig enkel vakantiegeld is betaald, zal de werkgever het verschil bijbetalen. Als er te weinig is ingehouden en dus te veel enkel vakantiegeld is betaald, kan de werkgever het te veel betaalde bedrag inhouden op het loon van de werknemer in december. Dit te veel betaalde enkel vakantiegeld wordt beschouwd als een voorschot op het loon dat verrekend kan worden met de maandelijkse loonbetaling in december.

Eindejaarspremie 

Aan het einde van het jaar is in de meeste sectoren de uitbetaling van een eindejaarspremie verplicht. Deze premie is onderworpen aan RSZ-bijdragen en een hogere bedrijfsvoorheffing, en wordt één keer per jaar uitgekeerd bovenop het reguliere loon. De voorwaarden en berekeningswijze van de eindejaarspremie verschillen per sector.

De netto eindejaarspremie valt in de meeste gevallen lager uit dan het normale nettomaandloon. We zien dan ook in de praktijk dat de klassieke eindejaarspremie (al dan niet gedeeltelijk) wordt omgeruild voor andere voordelen die een gunstigere parafiscale behandeling genieten (bijvoorbeeld in het kader van een zgn. cafetariaplan). Dit biedt werknemers de mogelijkheid om zelf voordelen te kiezen. Houd er echter rekening mee dat de omzetting van de eindejaarspremie niet in elke sector mogelijk is. Neem gerust contact met ons op om te informeren naar de mogelijkheden binnen uw sector.

Neerlegging van opleidingsplannen

De arbeidsdeal verplicht werkgevers met minstens 20 werknemers om elk jaar en uiterlijk op 31 maart een opleidingsplan op te stellen. Binnen de maand na de inwerkingtreding van het opleidingsplan legt de werkgever een afschrift daarvan neer bij de FOD WASO. Aangezien het koninklijk besluit dat de neerlegging regelt nog niet werd goedgekeurd, gold deze verplichting tot neerlegging voorlopig nog niet. Op 2 september werd het koninklijk besluit gepubliceerd dat de neerlegging regelt. Vanaf die datum hebben werkgevers zes maanden de tijd om de (geanonimiseerde) opleidingsplannen van 2023 en 2024 neer te leggen bij de FOD WASO via transfer.werk.belgie.be. Indien het niet mogelijk is om in te loggen op deze overheidswebsite, kunnen wij als dienstverlener uw opleidingsplan neerleggen.

Onzekerheid rond de Federal Learning Account: Blijft de verplichting van kracht?

“We schrappen de Federal Learning Account en de generieke regel van vijf opleidingsdagen.” Dat stond in de gelekte Supernota van Bart De Wever. De Supernota is een uitgebreid beleidsdocument dat mogelijke hervormingen voorstelt in het kader van de federale regeringsonderhandelingen. Hoewel wordt gesuggereerd dat het FLA zal worden afgeschaft, blijven de verplichtingen rond het FLA van kracht zolang er geen nieuwe regering is. Voor 1 december 2024 moeten alle opleidingen die gevolgd werden vanaf 1 januari 2024 tot en met 30 september 2024 geregistreerd worden in de tool.

Aangezien het voortbestaan van het FLA onduidelijk is, kan u overwegen om de verplichtingen omtrent het FLA voorlopig niet op te volgen totdat er meer duidelijkheid is.

De sanctieprocedure bestaat in eerste instantie uit een waarschuwing, waarna u 30 kalenderdagen de tijd krijgt om uw onderneming in regel te stellen. Indien u in gebreke blijft, komt u op een publieke ‘zwarte lijst’ te staan die wordt gedeeld met het Paritair Comité, de Nationale Arbeidsraad (NAR) en de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO), en die ook gepubliceerd zal worden als een “naming & shaming”-lijst.

We volgen de situatie nauw op en houden jullie op de hoogte van verdere ontwikkelingen.

Indexprognose

Nu het einde van het jaar nadert, starten veel werkgevers met functioneringsgesprekken. Vaak gaan dergelijke gesprekken hand in hand met salarisonderhandelingen. Tijdens deze onderhandelingen is het belangrijk rekening te houden met het systeem van de automatische loonindexering. De concrete bepalingen hieromtrent worden vastgelegd op het niveau van uw sector. Hieronder lijsten wij alvast enkele sectoren op:

2024

• In de bouw worden de lonen driemaandelijks geïndexeerd. Op 1/10/2024 werden de schaallonen met 0,70444% geïndexeerd . De reële lonen stijgen met eenzelfde bedrag. In de sector voor de zelfstandige kleinhandel (PC 201) werden zowel de reële lonen als de schaallonen met 2% geïndexeerd op 01/10/2024.

2025*

– In de bouw verwacht men dat de lonen op 1/1/2025 zullen indexeren met 0,69%

– In de aanvullende sector voor de bedienden (PC 200) verwacht men op 01/01/2025 een indexatie van 3,62%. 

– In de horeca (PC 302) wordt op 01/01/2025 een indexatie van 3,65% verwacht.

Naast de automatische loonindexatie, zijn er nog vele andere zaken waarbij je rekening dient te houden tijdens salarisonderhandelingen. Wilt u weten hoe u deze onderhandelingen het beste aanpakt? Tijdens onze Lunch & Learn op 13 november 2024 bespreken we diverse waardevolle inzichten en loonmogelijkheden. 

* het betreft louter prognoses, deze percentages kunnen dus nog veranderen

Eindejaarsgeschenken

Wanneer u uw werknemers een eindejaarsgeschenk wilt geven, kunt u kiezen voor een cadeau, geschenkcheque of contant geld. Eindejaarsgeschenken zijn vrijgesteld van RSZ-bijdragen en bedrijfsvoorheffing en worden als beroepskost aanvaard, mits de volgende voorwaarden zijn voldaan:

– ze worden gegeven ter gelegenheid van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar;

– ze bedragen maximaal 40 euro per werknemer per jaar (plus 40 euro per kind ten laste van de betreffende werknemer);

– ze worden collectief toegekend volgens eenzelfde berekeningswijze.

(Vervangings)feestdagen

Wanneer een feestdag samenvalt met een zondag of een dag waarop in de onderneming gewoonlijk niet wordt gewerkt (meestal zaterdag), dan wordt deze volgens de algemene regel vervangen door de eerstvolgende werkdag, de zogeheten ‘vervangingsfeestdag’. De vervangingsfeestdagen kunnen echter ook op ondernemingsniveau worden vastgelegd, mits de werknemers vóór 15 december van het voorgaande jaar worden geïnformeerd, of door individueel akkoord tussen werknemer en werkgever. Als er niets wordt vastgelegd op ondernemingsniveau dan wordt de feestdag dus vervangen door de eerstvolgende werkdag

In 2025 gaat het om zaterdag 1 november (Allerheiligen), voor zover de zaterdag geen gewone werkdag zou zijn.

Collectief verlof

Een werkgever mag de planning van vakantiedagen niet éénzijdig opleggen. Indien u een collectieve sluitingsperiode wenst in te voeren dan kan dit via het arbeidsreglement. De data van de sluiting moeten uiterlijk op 31 december aan de werknemers worden meegedeeld. Indien het de eerste keer is dat u collectief sluit, moet de bijzondere procedure voor wijziging van het arbeidsreglement worden gevolgd (met 15 dagen aanplakking van een bericht in de onderneming met de mogelijkheid opmerkingen te maken en registratie nadien bij FOD WASO). Nadien geldt een vereenvoudigde procedure (geen 15 dagen aanplakking nodig, doch louter kennisgeving aan de werknemers en registratie bij FOD WASO). Uiteraard kunnen wij u hiermee helpen. 

Vernieuw tijdig uw overeenkomst voor extra overuren

Tot 30 juni 2025 hebben uw werknemers de mogelijkheid om per kalenderjaar tot 120 gewone vrijwillige overuren en 120 relance-overuren te maken, met een maximum van 220 uren voor beide types overuren samen*. 

U leest het goed, de werknemer kiest er zelf voor om zich al dan niet te engageren deze overuren te presteren wanneer de werkgever er nood aan zou hebben. De werknemer engageert zich telkens voor zes maanden. Dit engagement dient hij overigens schriftelijk te bevestigen. Als het schriftelijke akkoord voor het laatst in juni is gegeven/vernieuwd, houd er dan rekening mee dat het bijna tijd is voor een nieuw akkoord.

*Wij verwachten dat deze maatregel na 1 juli 2025 verlengd zal worden, we informeren u hierover wanneer we meer info hebben.

Indexatie kilometervergoedingen

Indien in uw sector de driemaandelijks geïndexeerde kilometervergoeding wordt toegepast, zal in het vierde kwartaal het maximaal vrijgestelde bedrag van de kilometervergoeding voor zowel woon-werkverkeer als beroepsverplaatsingen licht dalen. Van 1 oktober tot en met 31 december bedraagt het maximaal vrijgestelde bedrag namelijk 0,4293 euro per kilometer, terwijl deze in het derde kwartaal nog 0,4297 euro per kilometer bedroeg.

In het geval uw sector werkt met de jaarlijks geïndexeerde kilometervergoeding verandert er in het vierde kwartaal niets voor u. Deze jaarlijkse vergoeding blijft namelijk ongewijzigd op 0,4415 euro per kilometer tot en met 30 juni 2025.

Sommige sectoren laten u ook de keuze, contacteer ons indien u vragen zou hebben over de geldende regeling in de op u van toepassing zijnde sector. 

Onkosten op fiscale fiche

Indien uw werknemer uitgaven doet die als beroepskosten van de werkgever worden beschouwd, moet u deze kosten in de vorm van een onkostenvergoeding terugbetalen. Terugbetalingen van deze ‘kosten eigen aan de werkgever’ kunnen plaatsvinden op basis van werkelijke bewijsstukken (bv bonnetjes) of via een verantwoorde forfaitaire vergoeding (let wel, een kost kan nooit dubbel worden vergoed, d.w.z. én via de terugbetaling van de werkelijke kost op basis van bewijsstukken én via de betaling van een forfaitaire vergoeding).

Sinds 1 januari 2022 bent u verplicht om alle onkostenvergoedingen (zowel forfaitaire kosten, als die op basis van werkelijke bewijsstukken), met vermelding van hun bedrag, op te nemen op de fiscale fiche 281.10. Vergeet dus zeker niet om ons voor het einde van het jaar te informeren over deze onkosten.

Nieuw kalenderjaar, nieuwe A1?!

Wanneer werknemers in zowel België als een andere EU-lidstaat actief zijn, is het belangrijk goed bij te houden welk percentage van hun werk in elk land plaatsvindt. Deze verdeling bepaalt waar de sociale zekerheidsbijdragen en belastingen moeten worden afgedragen.

Volgens de Europese coördinatieregels blijft het woonland van de werknemer verantwoordelijk voor de sociale zekerheid, zolang de werknemer minstens 25% van zijn werkzaamheden in dat land verricht. Als de werknemer minder dan 25% van zijn werk in het woonland uitvoert, wordt gekeken naar de locatie van de zetel van de werkgever(s). De werknemer valt volledig onder de socialezekerheidswetgeving van één lidstaat.

Om te bevestigen dat de werknemer onderworpen is aan de sociale zekerheid in de aangeduide lidstaat, en om te voorkomen dat er in de andere lidstaat ook sociale bijdragen moeten worden betaald, moet een A1-verklaring worden aangevraagd bij de bevoegde instantie van het woonland (in België is dit de RSZ). Deze A1-verklaring moet tijdig worden hernieuwd en u moet de instanties tijdig informeren over eventuele wijzigingen in de verdeling van de werkzaamheden tussen de verschillende landen. Vaak zal de geldigheid van de A1-verklaring samenvallen met een kalenderjaar. Controleer dus tijdig of eventuele A1-verklaringen verlengd moeten worden per 1 januari van volgend jaar.

Van Havermaet HR Services breidt zijn aanbod uit en wordt uw partner in Talent Management

Talent aantrekken en behouden is essentieel voor elke KMO, groeibedrijf of familiebedrijf. Naast een heldere visie en strategie moet uw beleid rond talent naadloos aansluiten bij deze lijnen. Het succes van uw bedrijf hangt immers af van de mensen die het vormen.

Een talentgericht beleid begint met het juiste management en sleutelfiguren. Deze personen moeten de strategie van uw bedrijf ondersteunen en verder ontwikkelen. Het is cruciaal om hen goed te selecteren en te zorgen dat zij meegroeien met uw organisatie.

Van Havermaet HR Services breidt zijn aanbod uit en wordt uw partner in Talent Management.

Bij Jorinde Gijbels kunt u rekenen op deskundige ondersteuning bij het vinden van management- en directieprofielen, sleutelfiguren, en de rechterhand van de bedrijfsleider voor groeibedrijven. Ze investeert tijd om uw organisatie en cultuur grondig te begrijpen, en benut haar uitgebreide ervaring en netwerk om de perfecte match te vinden. Daarnaast biedt ze expertise in corporate governance door de juiste kandidaten te zoeken voor Raden van Advies en Raden van Bestuur.

Sophie Bijnens brengt talent en potentieel in kaart met gerichte assessment en development centers. Ze analyseert de sterktes en groeikansen van uw management en directie, en biedt concrete handvaten om hun potentieel te benutten. Tevens richt ze zich op de volgende generatie in familiebedrijven met behulp van Next Gen Essentials, een speciaal ontwikkeld competentiemodel voor familiebedrijven.